Cómo usar IA en Excel y Google Sheets: guía práctica con prompts para copiar

En esta página 12

1. Dos formas de recibir ayuda de la IA en una hoja de cálculo
2. Tres reglas antes de pegar nada
3. Cómo describir tu hoja para que la IA acierte
4. Escribir una fórmula a partir de una descripción en lenguaje natural
5. Explicar o corregir una fórmula heredada
6. Limpiar datos desordenados
7. Resumir una tabla y detectar patrones
8. Crear una tabla dinámica o un gráfico sencillos
9. Escribir scripts de Apps Script o VBA con un asistente de chat
10. Copilot en Excel y Gemini en Google Sheets: qué esperar
11. Qué enfoque usar para cada tarea
12. Una comprobación rápida antes de confiar en el resultado

La respuesta corta

Hay dos formas de usar IA con una hoja de cálculo. Puedes pedirle a un asistente de chat general (ChatGPT, Claude, la app de Gemini o el chat de Copilot) que escriba fórmulas, pasos de limpieza y scripts a partir de la descripción de tu hoja. O, si tu plan lo incluye, puedes usar un asistente integrado que trabaja dentro del archivo (Copilot en Excel o Gemini en Google Sheets). En ambos casos, describe tus columnas con filas de ejemplo inventadas en lugar de datos reales, prueba cada resultado en filas cuya respuesta ya conozcas y guarda una copia del archivo antes de ejecutar cualquier script.

• Un asistente de chat gratuito resuelve la mayoría de las tareas de fórmulas, limpieza y scripts.
• Los asistentes integrados sirven sobre todo para ahorrar copiar y pegar en resúmenes, gráficos y análisis rápidos. Que tengas uno o no depende de tu plan.
• La IA redacta la fórmula. Tú la compruebas con respuestas que ya conoces.

Dos formas de recibir ayuda de la IA en una hoja de cálculo

Opción 1: un asistente de chat general. Es ChatGPT, Claude, la app de Gemini o el chat de Copilot, abierto en otra pestaña. Tú describes la hoja, el asistente escribe una fórmula o un script y tú lo pegas en el archivo. Funciona con cualquier versión de Excel o Sheets y con cualquier plan, incluidos los gratuitos.

Opción 2: un asistente integrado. Copilot en Excel y Gemini en Google Sheets viven dentro del archivo. Pueden leer los datos y actuar sobre ellos: sugerir fórmulas, añadir columnas, resumir o crear gráficos. Que tengas acceso depende de tu plan de Microsoft 365 o Google Workspace y, a veces, de tu región y de la configuración que haya puesto el administrador.

La mayoría de los trabajos con fórmulas y scripts salen bien con un asistente de chat. El integrado compensa cuando quieres respuestas rápidas, resúmenes o gráficos de datos que ya están en el archivo, sin pasar texto de un lado a otro.

Tres reglas antes de pegar nada

1. Mantén los datos reales fuera de herramientas que no has revisado. Nombres de clientes, correos, sueldos, importes de facturas y datos bancarios no deben entrar en un asistente cuyos términos de datos no hayas leído. Describe las columnas y usa filas de ejemplo inventadas. A la IA le basta la estructura, no el contenido.
2. Prueba primero en una muestra pequeña. Antes de arrastrar una fórmula por miles de filas, pruébala en tres a cinco filas cuya respuesta correcta ya conozcas.
3. Guarda una copia antes de ejecutar cualquier macro o script. Los cambios que hace un script muchas veces no se pueden deshacer con Ctrl+Z. Haz una copia del archivo o confirma que puedes restaurar una versión anterior desde el historial de versiones.

Si tu equipo usa IA con hojas de la empresa, acuerden las reglas por escrito antes. La plantilla de política de uso de IA para pymes recoge qué se puede compartir y qué no.

Cómo describir tu hoja para que la IA acierte

La mayoría de las fórmulas malas nacen de una petición vaga. La solución es un solo hábito: describir tu hoja siempre de la misma manera.

Empieza por la aplicación. Excel y Google Sheets comparten muchas funciones, pero no todas. QUERY y ARRAYFORMULA existen solo en Google Sheets. Funciones nuevas de Excel como TEXTSPLIT (DIVIDIRTEXTO) faltan en versiones antiguas, y las macros VBA no se ejecutan en Sheets. Si usas Excel y conoces tu versión (Microsoft 365, 2021, 2019), indícala.

Si tu Excel o Sheets está en español

Con la interfaz en español, los nombres de las funciones suelen aparecer traducidos (IF es SI, VLOOKUP es BUSCARV, XLOOKUP es BUSCARX). Los errores también pueden verse distintos: el #N/A de este artículo aparece como #N/D en Excel en español. Además, el separador entre argumentos puede ser coma o punto y coma según la configuración regional.

Por eso conviene decirle a la IA cómo ves tú las funciones y qué separador usas. La plantilla siguiente ya lo incluye.

Plantilla reutilizable para describir tu hoja

Indica el nombre de la hoja, las letras de las columnas con sus encabezados, la fila donde empiezan los datos y unas pocas filas ficticias. Guarda esta plantilla en un archivo de notas y rellénala cada vez:

Uso [Google Sheets / Excel para Microsoft 365 / Excel 2019].
Mi interfaz está en español: dame los nombres de las funciones
en español y usa [; / ,] como separador de argumentos.
Nombre de la hoja: Facturas
La fila 1 tiene los encabezados. Los datos empiezan en la fila 2.
Las fechas están en formato AAAA-MM-DD.

Columnas:
A = ID de factura (texto, p. ej. FAC-001)
B = Cliente (texto)
C = Fecha de vencimiento (fecha)
D = Importe (número)
E = Fecha de pago (fecha, vacía si no se ha pagado)

Filas de ejemplo ficticias (no son datos reales):
FAC-001 | Cliente A | 2025-01-10 | 120 | 2025-01-08
FAC-002 | Cliente B | 2025-01-15 | 450 | (vacía)
FAC-003 | Cliente C | 2030-12-20 | 80  | (vacía)

Tarea: [describe lo que quieres]
Resultado esperado para una fila: [p. ej., FAC-002 debe mostrar "Vencida"]

Escribir una fórmula a partir de una descripción en lenguaje natural

Es la tarea más común y la que mejor resuelven los asistentes de chat. Pega la descripción de tu hoja y añade la tarea:

[Pega la descripción de tu hoja]

Escribe una fórmula para la columna F que muestre "Vencida" cuando la
fecha de vencimiento de la columna C sea anterior a hoy y la fecha de
pago de la columna E esté vacía. Si no, deja la celda vacía.

- Dame la fórmula para F2 para poder arrastrarla hacia abajo.
- Explica cada parte en una línea.
- Dime qué pasa si C está vacía o contiene texto.

Una respuesta típica es =SI(Y(E2="";C2<HOY());"Vencida";"") (en inglés, =IF(AND(E2="",C2<TODAY()),"Vencida","")). La última línea del prompt saca a la luz un caso límite: una fecha de vencimiento vacía cuenta como cero, así que esa fila quedaría marcada como «Vencida». Una versión más segura comprueba que C2 no esté vacía: =SI(Y(C2<>"";E2="";C2<HOY());"Vencida";"").

Cambia la línea de la tarea para búsquedas y totales

El mismo patrón sirve para otras fórmulas de uso diario. Sustituye la línea de la tarea por algo como:

• «Busca el correo del cliente en la hoja Clientes usando el nombre del cliente de la columna B» (BUSCARX, o BUSCARV en versiones antiguas de Excel).
• «Suma el Importe de la columna D de las facturas sin pagar que vencen en marzo de 2025» (SUMAR.SI.CONJUNTO).

Decide antes de ocultar errores con SI.ERROR

Puedes pedir una versión envuelta en SI.ERROR (IFERROR) para que nunca muestre #N/A (#N/D en Excel en español). Decide antes si eso es lo que quieres. Un error oculto puede significar que falta un cliente en tu tabla de búsqueda, y quizá prefieras saberlo. En las búsquedas, un mensaje visible como «No encontrado» suele ser mejor que una celda en blanco.

Compruébalo: arrastra la fórmula por tus filas de ejemplo. FAC-002 debe mostrar «Vencida»; FAC-001 y FAC-003 deben quedar vacías. Si no es así, pega el resultado erróneo en el chat y pregunta por qué.

Explicar o corregir una fórmula heredada

Las hojas antiguas suelen traer fórmulas largas y anidadas que nadie recuerda haber escrito. La IA sirve para traducirlas a lenguaje claro y para diagnosticar errores.

Explicar una fórmula anidada larga

Uso [Excel / Google Sheets]. Explica esta fórmula paso a paso, en
lenguaje sencillo, desde la parte más interna hacia afuera. Después
dime en una frase qué hace en conjunto.

Columnas a las que se refiere: [A = Región, C = Ventas, ...]

Fórmula:
[pega la fórmula]

Corregir errores #N/A (#N/D), #VALUE! (#¡VALOR!) o #REF! (#¡REF!)

Dale a la IA la fórmula, el error exacto tal como lo ves en tu hoja y una descripción de lo que contienen las celdas a las que se refiere:

Uso [Excel / Google Sheets]. Esta fórmula devuelve #N/A (#N/D en
Excel en español) en algunas filas: [pega la fórmula]

La columna A de esta hoja contiene códigos de producto como "P-1001".
El rango de búsqueda de la hoja Productos contiene los mismos códigos.
El error aparece aunque el código parezca idéntico en ambos sitios.

Enumera las causas probables y tus suposiciones (por ejemplo, números
guardados como texto, espacios de más o un rango equivocado) y luego
dame una fórmula corregida.

Estos son los sospechosos habituales:

• #N/A (#N/D): una búsqueda no encontró coincidencia, a menudo por espacios al final o números guardados como texto.
• #VALUE! (#¡VALOR!): suele indicar texto donde se esperaba un número o una fecha.
• #REF! (#¡REF!): la fórmula apunta a celdas que se eliminaron.

Pedirle a la IA que enumere sus suposiciones facilita ver cuándo ha adivinado mal.

Compruébalo: si pediste una explicación, recorre a mano una fila siguiendo los pasos de la IA y confirma que obtienes el valor de la celda. Si pediste una corrección, el error debe haber desaparecido y una fila cuya respuesta conoces debe seguir siendo correcta.

Limpiar datos desordenados

Los datos importados rara vez vienen limpios. Las tareas típicas son quitar espacios de más, corregir mayúsculas y minúsculas, separar nombres completos, unificar fechas y teléfonos y encontrar duplicados.

Pide una fórmula en una columna auxiliar, no los datos reescritos

Una fórmula en una columna auxiliar se puede repetir y comprobar, y tus datos no salen de la hoja. Estas son las piezas habituales:

• TRIM (ESPACIOS) quita los espacios sobrantes; CLEAN (LIMPIAR) elimina caracteres no imprimibles.
• PROPER (NOMPROPIO) pone en mayúscula cada palabra, pero convierte «de la Cruz» en «De La Cruz», así que revisa los nombres.
• TEXTSPLIT (DIVIDIRTEXTO, en versiones recientes de Excel) o SPLIT (en Sheets) separan el texto en columnas.
• REGEXEXTRACT en Google Sheets extrae patrones como códigos postales o dígitos. Las versiones nuevas de Excel también han ido incorporando funciones de expresiones regulares, así que comprueba la tuya.
• COUNTIF (CONTAR.SI) puede marcar duplicados: un conteo mayor que 1 indica que el valor aparece más de una vez.

En Sheets con la interfaz en español, algunos de estos nombres pueden aparecer traducidos. Si la IA te da uno que no reconoce tu hoja, escribe las primeras letras de la función en una celda y mira qué sugiere.

[Pega la descripción de tu hoja]

La columna B contiene nombres de clientes importados de nuestro
sistema de reservas.
Ejemplos ficticios: "  maría LÓPEZ", "pérez, juan", "Ana  de la Cruz ".

Escribe una fórmula para una columna auxiliar que:
- quite los espacios de más,
- deje el nombre en orden "Nombre Apellido",
- ponga en mayúscula cada palabra.
Dime qué ejemplos seguiría resolviendo mal tu fórmula.

Importaciones repetidas: deja que Power Query guarde los pasos

Si importas cada semana el mismo archivo desordenado en Excel, considera Power Query. Guarda los pasos de limpieza y los vuelve a aplicar al actualizar. Un asistente de chat puede explicarte cada paso si le pegas la lista.

Compruébalo: conserva la columna original y compárala lado a lado con la limpia, y confirma que ambas tienen el mismo número de filas. Solo entonces pega los valores limpios sobre el original u ocúltalo.

Resumir una tabla y detectar patrones

Cómo abordes el análisis depende del tipo de asistente que tengas.

Con un asistente de chat: pregunta cómo, no qué

Pregunta cómo responder a la duda en lugar de pedir la respuesta:

[Pega la descripción de tu hoja: Fecha, Categoría de producto, Unidades, Ingresos]

Quiero saber qué categoría de producto creció más de un mes a otro.
¿Qué fórmulas o qué diseño de tabla dinámica lo mostrarían? Dame los
pasos y dime cómo calcular el crecimiento en porcentaje.

Luego lo construyes tú, con tus datos reales siempre dentro de la hoja.

Con un asistente integrado: pregúntale al archivo

Copilot en Excel o Gemini en Sheets te permiten hacer preguntas sobre los datos del archivo. Suelen rendir mejor con una tabla limpia: una sola fila de encabezados, sin celdas combinadas, sin filas vacías en medio y sin subtotales mezclados con los datos.

Convertir resultados calculados en un resumen escrito

Cuando ya tengas las cifras calculadas, la IA puede ayudarte a ponerlas en palabras, por ejemplo para un correo a un socio:

Escribe un resumen de 5 frases para un socio del negocio usando solo
estas cifras. No añadas ningún número que no esté en la lista.

- Ingresos del T1: [cifra]
- Ingresos del T2: [cifra]
- Mejor categoría: [nombre, % de crecimiento]
- Categoría más débil: [nombre, % de crecimiento]

Para el tono y la estructura, mira cómo escribir prompts de IA para correos profesionales.

Crear una tabla dinámica o un gráfico sencillos

Lo difícil de una tabla dinámica es decidir qué va dónde. La IA puede resolverlo en un solo prompt:

[Pega la descripción de tu hoja]

Quiero ver los ingresos totales por región para cada mes, y poder
filtrar por categoría de producto. Recomienda un diseño de tabla
dinámica: qué va en filas, columnas, valores y filtros, y si debo usar
suma, recuento o promedio. Después sugiere un tipo de gráfico para esto
y explica por qué.

Como regla general, un gráfico de líneas sirve para tendencias en el tiempo, uno de barras para comparar categorías y uno circular solo funciona con pocas partes de un mismo total.

En Excel y en Google Sheets, el menú Insertar tiene opciones para tablas dinámicas y gráficos. Los asistentes integrados pueden crear la tabla o el gráfico por ti, según tu plan y las funciones que ya hayan llegado a tu cuenta.

Compruébalo: el total general de la tabla dinámica debe ser igual a una SUMA simple de la columna de origen. Si no lo es, probablemente el rango de la tabla deja fuera algunas filas.

Escribir scripts de Apps Script o VBA con un asistente de chat

Los scripts automatizan las partes aburridas: copiar filas, enviar recordatorios, ordenar pestañas. No necesitas saber programar, pero sí seguir una rutina cuidadosa.

Qué tipo de script usa tu aplicación

• Google Apps Script para Google Sheets.
• Macros VBA para Excel de escritorio. Para conservar una macro en el archivo, guárdalo en un formato habilitado para macros (.xlsm).
• Office Scripts para Excel en la web, si tu plan los incluye. Consulta la documentación de Microsoft.

Prompt para un recordatorio con Apps Script

Mantén la tarea pequeña y concreta. Este ejemplo supone que añadiste una columna G con el correo del cliente:

Escribe un Google Apps Script para mi hoja "Facturas" (encabezados en
la fila 1, columnas como se describen: [pega la descripción], más
G = Correo del cliente).

Para cada fila donde la Fecha de pago (E) esté vacía y la Fecha de
vencimiento (C) sea de hace más de 7 días, envía un correo de
recordatorio a la dirección de la columna G usando esta plantilla:
[pega la plantilla].

- Añade comentarios que expliquen cada parte.
- Antes del código, enumera exactamente qué lee, qué cambia y qué
  envía, y qué permisos va a pedir.
- Añade un modo de prueba que registre los correos en lugar de enviarlos.

Prompt para una macro VBA

Escribe una macro VBA para Excel de escritorio. En la hoja "Pedidos"
(encabezados en la fila 1, datos desde la fila 2), copia cada fila
cuya columna D diga "Enviado" a la hoja "Archivo", debajo de las
filas que ya existan. No borres nada de "Pedidos".

Añade comentarios en cada bloque y dime qué cambia la macro.

Ejecuta siempre cada script primero en una copia

Si prefieres evitar el código por completo, mira cómo automatizar tareas repetitivas con IA sin programar.

Copilot en Excel y Gemini en Google Sheets: qué esperar

Ambos asistentes integrados buscan hacer cosas parecidas dentro del archivo. Pueden ayudar a escribir fórmulas, responder preguntas sobre tus datos, sugerir gráficos y resumir una tabla.

Lo que conviene verificar antes de contar con uno:

• Tu plan. El acceso depende de tu nivel de Microsoft 365 o Google Workspace, de los complementos y de si usas una cuenta personal o de empresa.
• Región y ajustes del administrador. Algunas funciones se despliegan por región, y el administrador de tu organización puede desactivarlas.
• Dónde está el archivo. Puede que el archivo deba estar guardado en la nube (OneDrive o SharePoint en Excel, Google Drive en Sheets).
• Cómo están organizados los datos. Algunas funciones rinden mejor, o solo funcionan, si los datos tienen formato de tabla.

Ambos proveedores también han ido añadiendo funciones de IA que se escriben en una celda como una fórmula normal. Pueden estar en versión preliminar o limitadas a ciertos planes, así que consulta la documentación vigente del proveedor antes de depender de ellas.

Qué enfoque usar para cada tarea

Decisión rápida

• Necesitas una fórmula, un paso de limpieza o un scriptusa un asistente de chat gratuito con la descripción de la hoja y filas ficticias.
• Tu plan incluye Copilot o Gemini y los datos ya están en una tabla limpiausa el asistente integrado para preguntas rápidas, resúmenes y gráficos.
• La tarea es quitar duplicados o separar un patrón predecibleprueba primero una función básica: la de quitar duplicados, Relleno rápido (Flash Fill) en Excel o Smart Fill en Sheets (su nombre en español puede variar). No hace falta IA.
• Los datos son sensibles y no has revisado los términos de la herramientalimítate a describir la estructura o usa una función básica.

Si estás eligiendo entre asistentes de chat, nuestra comparación de ChatGPT, Claude y Gemini explica las diferencias principales para el trabajo de un negocio pequeño.

Una comprobación rápida antes de confiar en el resultado

Recorre esta lista antes de que una fórmula, un resumen o un script escritos por IA toquen tu trabajo real:

• Las filas de ejemplo devuelven las respuestas que calculaste de antemano.
• Los totales cuadran con una SUMA simple de la misma columna.
• Los casos límite se comportan bien: celdas vacías, cero, texto en una columna de números, fechas a principio y a final de mes.
• Las referencias siguen apuntando a las celdas correctas después de arrastrar (signos $ en todo lo que deba quedar fijo).
• Ningún SI.ERROR esconde problemas reales.
• Cada número de un resumen escrito se puede encontrar en la hoja.
• Todo script o macro se ejecutó primero en una copia y comprobaste qué cambió.

La IA redacta; tú compruebas. Ese hábito es lo que hace que la ayuda de la IA en una hoja de cálculo valga la pena.

Preguntas frecuentes

¿Pueden ChatGPT o Claude leer mi archivo de Excel o Google Sheets?

Muchos asistentes de chat aceptan archivos en algunos planes, pero al subirlos los datos llegan a ese servicio bajo los términos de tu plan. Para la mayoría de las tareas de fórmulas, limpieza y scripts, describir las columnas y añadir unas filas de ejemplo ficticias funciona igual de bien. Lee ¿Es seguro compartir datos de clientes con ChatGPT? antes de subir cualquier dato real.

¿Copilot en Excel es gratis?

Depende de tu plan de Microsoft 365 y de los complementos. La disponibilidad y los precios cambian con frecuencia, así que revisa la página de planes vigente de Microsoft. Si no lo tienes, un asistente de chat gratuito puede escribir y explicar fórmulas de Excel y código VBA a partir de la descripción de tu hoja.

¿Puedo usar Gemini en Google Sheets con una cuenta de Google gratuita?

Las funciones difieren entre las cuentas personales de Google y los planes de Google Workspace, y los administradores de Workspace pueden activarlas o desactivarlas. Consulta la información vigente de los planes de Google Workspace y las páginas de ayuda de Google para ver qué incluye tu cuenta.

¿Son confiables las fórmulas generadas por IA?

A menudo son correctas, pero pueden usar una función que tu aplicación o versión no admite, interpretar mal la disposición de tus columnas o tratar mal las celdas vacías sin avisar. Prueba siempre la fórmula en filas de ejemplo cuya respuesta ya conozcas antes de arrastrarla por toda la hoja.

¿Una fórmula escrita para Excel funciona en Google Sheets?

Muchas funciones comunes funcionan en ambos, pero no todas. QUERY y ARRAYFORMULA existen solo en Google Sheets, algunas funciones nuevas de Excel faltan en versiones antiguas y las macros VBA no se ejecutan en Sheets. Dile siempre a la IA qué aplicación y qué versión usas, y si tu interfaz está en español, pídele los nombres de las funciones en español.

¿Es seguro ejecutar una macro o un script escritos por IA?

Solo después de hacer una copia del archivo, pedirle a la IA que explique qué lee y qué cambia el código, leer con atención el aviso de permisos y probarlo en la copia. No ejecutes código que no puedas hacer que te expliquen.

¿Necesito saber programar para usar IA con VBA o Apps Script?

No, pero sí tienes que seguir una rutina cuidadosa: trabajar en una copia, pedir comentarios en el código, probar con filas ficticias y revisar el resultado. Si prefieres evitar el código, mira cómo automatizar tareas repetitivas con IA sin programar.