Como usar IA no Excel e no Google Planilhas: guia prático com prompts prontos para copiar

Nesta página 12

1. Duas formas de ter ajuda de IA numa planilha
2. Três regras antes de colar qualquer coisa
3. Como descrever sua planilha para a IA acertar
4. Escreva uma fórmula a partir de uma descrição em português
5. Explique ou conserte uma fórmula que você herdou
6. Limpe dados bagunçados
7. Resuma uma tabela e encontre padrões
8. Monte uma tabela dinâmica ou um gráfico simples
9. Escreva trechos de Apps Script ou VBA com um assistente de chat
10. Copilot no Excel e Gemini no Google Planilhas: o que esperar
11. Qual abordagem usar em cada tarefa
12. Uma checagem rápida antes de confiar no resultado

A resposta curta

Há duas formas de usar IA com uma planilha. Você pode pedir a um assistente de chat (ChatGPT, Claude, app do Gemini ou chat do Copilot) fórmulas, passos de limpeza e scripts a partir da descrição da sua planilha. Ou, se o seu plano incluir, pode usar um assistente embutido no arquivo (Copilot no Excel ou Gemini no Google Planilhas). Nos dois casos, descreva as colunas com linhas fictícias em vez de dados reais, teste o resultado em linhas cuja resposta você já conhece e guarde uma cópia do arquivo antes de rodar qualquer script.

• Um assistente de chat gratuito resolve a maioria dos trabalhos com fórmulas, limpeza e scripts.
• Os assistentes embutidos economizam sobretudo o vaivém de copiar e colar em resumos, gráficos e análises rápidas. Ter ou não um depende do seu plano.
• A IA rascunha a fórmula. Você confere com respostas que já conhece.

Duas formas de ter ajuda de IA numa planilha

Opção 1: um assistente de chat. Pode ser o ChatGPT, o Claude, o app do Gemini ou o chat do Copilot, aberto em outra aba. Você descreve a planilha, o assistente escreve uma fórmula ou um script e você cola de volta por conta própria. Funciona com qualquer versão do Excel ou do Planilhas e com qualquer plano, inclusive os gratuitos.

Opção 2: um assistente embutido. O Copilot no Excel e o Gemini no Google Planilhas ficam dentro do arquivo. Eles leem os dados e agem sobre eles: sugerem fórmulas, adicionam colunas, resumem ou criam gráficos. O acesso depende do seu plano do Microsoft 365 ou do Google Workspace e, às vezes, da região e das configurações do administrador.

A maioria dos trabalhos com fórmulas e scripts funciona bem com um assistente de chat. O embutido compensa quando você quer respostas rápidas, resumos ou gráficos de dados que já estão no arquivo, sem copiar nada de um lado para o outro.

Três regras antes de colar qualquer coisa

1. Mantenha dados reais longe de ferramentas que você não avaliou. Nomes de clientes, e-mails, CPF, salários, valores de notas e dados bancários não devem ir para um assistente cujos termos de uso de dados você não leu. Descreva as colunas e use linhas inventadas. A IA precisa da estrutura, não do conteúdo. No Brasil, dados pessoais de clientes e funcionários também estão sujeitos à LGPD, mais um motivo para ter cuidado.
2. Teste primeiro em uma amostra pequena. Antes de arrastar uma fórmula por milhares de linhas, teste em três a cinco linhas cuja resposta certa você já sabe.
3. Salve uma cópia antes de rodar qualquer macro ou script. Alterações feitas por script muitas vezes não podem ser desfeitas com Ctrl+Z. Faça uma cópia do arquivo ou confirme que dá para restaurar uma versão anterior pelo histórico de versões.

Se sua equipe usa IA em planilhas da empresa, combine as regras por escrito antes. O modelo de política de uso de IA para pequenas empresas cobre o que pode e o que não pode ser compartilhado.

Como descrever sua planilha para a IA acertar

A maioria das fórmulas ruins vem de um pedido vago. A solução é um hábito simples e reutilizável: descrever a planilha sempre do mesmo jeito.

Comece pelo aplicativo. Excel e Google Planilhas compartilham muitas funções, mas não todas. CONSULTA (QUERY) e ARRAYFORMULA existem só no Planilhas. Funções mais novas do Excel, como DIVIDIRTEXTO (TEXTSPLIT), não existem em versões antigas, e macros VBA não rodam no Planilhas. Se você usa Excel e sabe a versão (Microsoft 365, 2021, 2019), informe.

Informe também o idioma. No Brasil, o Excel e o Planilhas em português usam nomes de função em português (PROCV, SOMASES, SE) e, em geral, ponto e vírgula como separador de argumentos. Se você não disser isso, a IA tende a responder com nomes em inglês e vírgulas, e a fórmula pode dar erro ao ser colada.

Modelo reutilizável de descrição da planilha

Informe o nome da aba, as letras das colunas com os títulos, a linha em que os dados começam e algumas linhas fictícias. Guarde este modelo em um bloco de notas e preencha a cada uso:

Estou usando [Google Planilhas / Excel do Microsoft 365 / Excel 2019].
Meu programa está em português do Brasil: use nomes de funções em
português e ponto e vírgula como separador.
Nome da aba: Faturas
A linha 1 tem os títulos. Os dados começam na linha 2.
Datas no formato DD/MM/AAAA. Valores em reais, com vírgula decimal.

Colunas:
A = Código da fatura (texto, ex.: FAT-001)
B = Cliente (texto)
C = Vencimento (data)
D = Valor (número, 2 casas decimais)
E = Data de pagamento (data, vazia se não foi paga)

Linhas de exemplo fictícias (não são dados reais):
FAT-001 | Cliente A | 10/01/2025 | 120,00 | 08/01/2025
FAT-002 | Cliente B | 15/01/2025 | 450,00 | (vazio)
FAT-003 | Cliente C | 20/12/2030 | 80,00  | (vazio)

Tarefa: [descreva o que você quer]
Resultado esperado para uma linha: [ex.: FAT-002 deve mostrar "Vencida"]

Escreva uma fórmula a partir de uma descrição em português

É a tarefa mais comum e a que os assistentes de chat fazem melhor. Cole a descrição da planilha e acrescente o pedido:

[Cole a descrição da planilha]

Escreva uma fórmula para a coluna F que mostre "Vencida" quando o
vencimento da coluna C for anterior a hoje e a data de pagamento da
coluna E estiver vazia. Caso contrário, deixe a célula em branco.

- Dê a fórmula para F2, para eu arrastar para baixo.
- Explique cada parte em uma linha.
- Diga o que acontece se C estiver vazia ou tiver texto.

Uma resposta típica é =SE(E(E2="";C2<HOJE());"Vencida";""). A última linha do prompt revela um caso extremo: um vencimento vazio conta como zero, então essa linha seria marcada como "Vencida". Uma versão mais segura confere se C2 não está vazia, como em =SE(E(C2<>"";E2="";C2<HOJE());"Vencida";"").

Se o seu programa estiver em inglês, a mesma fórmula fica =IF(AND(C2<>"",E2="",C2<TODAY()),"Vencida",""), com vírgulas.

Troque a linha da tarefa para buscas e totais

O mesmo padrão de prompt serve para outras fórmulas do dia a dia. Troque a linha da tarefa por algo como:

• "Busque o e-mail do cliente na aba Clientes usando o nome do cliente da coluna B" (PROCX ou, em versões antigas do Excel, PROCV).
• "Some o Valor da coluna D das faturas não pagas com vencimento em março de 2025" (SOMASES).

Decida antes de esconder erros com SEERRO

Você pode pedir uma versão envolvida em SEERRO para nunca aparecer #N/D. Decida antes se é isso que quer. Um erro escondido pode significar que um cliente está faltando na tabela de busca, e você preferiria saber. Em buscas, uma mensagem visível como "Não encontrado" costuma ser melhor que uma célula em branco.

Confira: arraste a fórmula pelas linhas de exemplo. FAT-002 deve mostrar "Vencida"; FAT-001 e FAT-003 devem ficar vazias. Se não ficarem, cole o resultado errado de volta e pergunte o porquê.

Explique ou conserte uma fórmula que você herdou

Planilhas antigas costumam ter fórmulas longas e aninhadas que ninguém lembra de ter escrito. A IA é boa em traduzi-las para linguagem simples e em diagnosticar erros.

Explique uma fórmula aninhada longa

Estou usando [Excel / Google Planilhas], em português do Brasil.
Explique esta fórmula passo a passo, em linguagem simples, da parte
mais interna para a mais externa. Depois diga em uma frase o que ela
faz no total.

Colunas a que ela se refere: [A = Região, C = Vendas, ...]

Fórmula:
[cole a fórmula]

Conserte erros #N/D, #VALOR! ou #REF!

Dê à IA a fórmula, o erro exato e uma descrição do que as células referenciadas contêm:

Estou usando [Excel / Google Planilhas], em português do Brasil.
Esta fórmula retorna #N/D em algumas linhas: [cole a fórmula]

A coluna A desta aba tem códigos de produto como "P-1001".
O intervalo de busca na aba Produtos tem os mesmos códigos.
O erro aparece mesmo quando o código parece idêntico nos dois lugares.

Liste as causas prováveis e suas suposições (por exemplo, números
armazenados como texto, espaços extras ou intervalo errado) e depois
dê uma fórmula corrigida.

Os suspeitos de sempre: #N/D significa que a busca não achou correspondência, muitas vezes por espaços no fim ou números armazenados como texto. #VALOR! geralmente indica texto onde se esperava número ou data. #REF! indica que a fórmula aponta para células que foram excluídas. Pedir que a IA liste as suposições facilita perceber quando ela chutou errado.

Confira: para uma explicação, siga uma linha à mão pelos passos da IA e confirme que chega ao valor da célula. Para uma correção, o erro deve sumir e uma linha cuja resposta você conhece deve continuar certa.

Limpe dados bagunçados

Dados importados raramente chegam organizados. Os trabalhos típicos incluem tirar espaços extras, corrigir maiúsculas e minúsculas, separar nome e sobrenome, padronizar datas e telefones (com DDD, por exemplo) e achar duplicatas.

Peça uma fórmula em coluna auxiliar, não os dados reescritos

Uma fórmula em coluna auxiliar é repetível e conferível, e seus dados nunca saem da planilha. Alguns blocos básicos (nomes em português; entre parênteses, o nome em inglês):

• ARRUMAR (TRIM) remove espaços extras; LIMPAR (CLEAN) remove caracteres não imprimíveis.
• PRI.MAIÚSCULA (PROPER) coloca cada palavra com inicial maiúscula, mas transforma "dos Santos" em "Dos Santos", então confira os nomes.
• DIVIDIRTEXTO (TEXTSPLIT, Excel mais novo) ou DIVIDIR (SPLIT, Planilhas) separa o texto em colunas.
• REGEXEXTRAIR (REGEXEXTRACT), no Planilhas, extrai padrões como CEP ou dígitos. Versões novas do Excel também vêm ganhando funções de regex, então verifique a sua.
• CONT.SE (COUNTIF) pode marcar duplicatas: uma contagem acima de 1 indica que o valor aparece mais de uma vez.

Se o nome de uma função não aparecer na sua planilha, comece a digitar e use a sugestão automática, ou diga à IA a sua versão e o idioma do programa.

[Cole a descrição da planilha]

A coluna B tem nomes de clientes importados do nosso sistema de agendamento.
Exemplos fictícios: "  maria SILVA", "souza, joão", "Ana  Lima ".

Escreva uma fórmula para uma coluna auxiliar que:
- remova os espaços extras,
- coloque o nome na ordem "Nome Sobrenome",
- coloque cada palavra com inicial maiúscula.
Diga quais dos exemplos a sua fórmula ainda erraria.

Importações repetidas: deixe o Power Query guardar os passos

Se você importa o mesmo arquivo bagunçado toda semana no Excel, considere o Power Query. Ele guarda os passos de limpeza e os reaplica ao atualizar. Um assistente de chat pode explicar cada passo se você colar a lista de etapas.

Confira: mantenha a coluna original e compare lado a lado com a limpa, confirmando que as duas têm o mesmo número de linhas. Só então cole os valores limpos por cima da original ou oculte-a.

Resuma uma tabela e encontre padrões

O jeito de analisar depende do tipo de assistente que você tem.

Com um assistente de chat: pergunte como, não o quê

Pergunte como chegar à resposta, em vez de pedir a resposta:

[Cole a descrição da planilha: Data, Categoria do produto, Unidades, Receita]

Quero saber qual categoria de produto mais cresceu de um mês para o outro.
Quais fórmulas ou qual layout de tabela dinâmica mostrariam isso? Dê os
passos e explique como calcular o crescimento em percentual.

Depois você monta tudo sozinho, e os dados reais continuam na planilha.

Com um assistente embutido: pergunte direto ao arquivo

O Copilot no Excel ou o Gemini no Planilhas permite fazer perguntas sobre os dados do arquivo. Tende a funcionar melhor em uma tabela limpa: uma linha de cabeçalho, sem células mescladas, sem linhas em branco no meio e sem subtotais misturados aos dados.

Transforme resultados calculados em um resumo escrito

Depois de calcular os números, a IA pode ajudar a transformá-los em texto, por exemplo para um e-mail a um sócio:

Escreva um resumo de 5 frases para um sócio usando apenas estes
números. Não acrescente nenhum número que não esteja na lista.

- Receita do 1º trimestre: [valor em R$]
- Receita do 2º trimestre: [valor em R$]
- Melhor categoria: [nome, crescimento %]
- Pior categoria: [nome, crescimento %]

Para tom e estrutura, veja como escrever prompts de IA para e-mails profissionais.

Monte uma tabela dinâmica ou um gráfico simples

O mais difícil numa tabela dinâmica é decidir o que vai onde. A IA resolve isso em um prompt:

[Cole a descrição da planilha]

Quero ver a receita total por região em cada mês, com filtro por
categoria de produto. Recomende um layout de tabela dinâmica: o que vai
em linhas, colunas, valores e filtros, e se devo usar soma, contagem ou
média. Depois sugira um tipo de gráfico para isso e explique por quê.

Como regra geral, um gráfico de linhas serve para tendências ao longo do tempo, um de barras serve para comparar categorias, e um de pizza só funciona com poucas partes de um mesmo todo.

Tanto no Excel quanto no Google Planilhas, o menu Inserir tem opções de tabela dinâmica e de gráfico. Os assistentes embutidos podem criar a tabela ou o gráfico para você, dependendo do plano e de quais recursos já chegaram à sua conta.

Confira: o total geral da tabela dinâmica deve ser igual a uma SOMA simples da coluna de origem. Se não for, o intervalo da tabela provavelmente deixou linhas de fora.

Escreva trechos de Apps Script ou VBA com um assistente de chat

Scripts automatizam as partes chatas: copiar linhas, enviar lembretes, arrumar abas. Você não precisa saber programar, mas precisa de uma rotina cuidadosa.

Qual tipo de script o seu aplicativo usa

• Google Apps Script para o Google Planilhas.
• Macros VBA para o Excel de computador. Para manter a macro no arquivo, salve em um formato habilitado para macro (.xlsm).
• Office Scripts para o Excel na web, se o seu plano incluir. Consulte a documentação da Microsoft.

Prompt para um lembrete em Apps Script

Mantenha o trabalho pequeno e específico. Este exemplo supõe que você adicionou uma coluna G com o e-mail do cliente:

Escreva um Google Apps Script para a minha aba "Faturas" (títulos na
linha 1, colunas como descritas: [cole a descrição], mais G = E-mail do cliente).

Para cada linha em que a Data de pagamento (E) estiver vazia e o
Vencimento (C) tiver passado há mais de 7 dias, envie um e-mail de
lembrete para o endereço da coluna G usando este texto: [cole o texto].

- Adicione comentários explicando cada parte.
- Antes do código, liste exatamente o que ele lê, altera e envia, e
  quais permissões vai pedir.
- Inclua um modo de teste que registre os e-mails em vez de enviá-los.

Prompt para uma macro VBA

Escreva uma macro VBA para o Excel de computador. Na aba "Pedidos"
(títulos na linha 1, dados a partir da linha 2), copie cada linha em
que a coluna D disser "Enviado" para a aba "Arquivo", abaixo das linhas
já existentes. Não apague nada da aba "Pedidos".

Adicione comentários em cada bloco e diga o que a macro altera.

Rode todo script primeiro em uma cópia

Se preferir evitar código por completo, veja como automatizar tarefas administrativas repetitivas com IA sem programar.

Copilot no Excel e Gemini no Google Planilhas: o que esperar

Os dois assistentes embutidos tentam fazer coisas parecidas dentro do arquivo. Eles podem ajudar a escrever fórmulas, responder perguntas sobre os dados, sugerir gráficos e resumir uma tabela. Os recursos exatos mudam com frequência, então trate qualquer lista (inclusive esta) como ponto de partida.

O que verificar antes de contar com um deles:

• Seu plano. O acesso depende do seu plano do Microsoft 365 ou do Google Workspace, de complementos e de você usar conta pessoal ou empresarial.
• Região e configurações do administrador. Alguns recursos chegam por região, e o administrador da empresa pode desativá-los.
• Onde o arquivo está. O arquivo pode precisar estar salvo na nuvem (OneDrive ou SharePoint no Excel, Google Drive no Planilhas).
• Como os dados estão organizados. Alguns recursos funcionam melhor, ou só funcionam, quando os dados estão formatados como tabela.

As duas empresas também vêm adicionando funções de IA que você digita na célula como uma fórmula comum. Elas podem estar em fase de testes ou restritas a certos planos, então consulte a documentação atual do fornecedor antes de depender delas.

Qual abordagem usar em cada tarefa

Decisão rápida

• Você precisa de uma fórmula, um passo de limpeza ou um scriptuse um assistente de chat gratuito, com a descrição da planilha e linhas fictícias.
• Seu plano inclui Copilot ou Gemini e os dados já estão em uma tabela limpause o assistente embutido para perguntas rápidas, resumos e gráficos.
• O trabalho é remover duplicatas ou separar um padrão previsíveltente primeiro um recurso nativo: Remover duplicatas, Preenchimento Relâmpago no Excel ou Preenchimento inteligente no Planilhas. Sem IA.
• Os dados são sensíveis e você não verificou os termos da ferramentadescreva só a estrutura ou use um recurso nativo.

Se estiver escolhendo entre assistentes de chat, a comparação ChatGPT, Claude ou Gemini para pequenas empresas mostra as principais diferenças para o trabalho de um pequeno negócio.

Uma checagem rápida antes de confiar no resultado

Passe por esta lista antes de uma fórmula, resumo ou script escrito por IA chegar ao seu trabalho de verdade:

• As linhas de exemplo retornam as respostas que você calculou antes.
• Os totais batem com uma SOMA simples da mesma coluna.
• Os casos extremos se comportam bem: células vazias, zero, texto em coluna de números, datas no início e no fim do mês.
• As referências continuam apontando para as células certas depois de arrastar para baixo (cifrão ($) no que deve ficar fixo).
• Nenhum SEERRO está escondendo problemas reais.
• Todo número de um resumo escrito pode ser encontrado na planilha.
• Todo script ou macro rodou antes em uma cópia, e você conferiu o que ele alterou.

A IA rascunha; você confere. Esse hábito é o que faz a ajuda da IA em planilhas valer a pena.

Perguntas frequentes

O ChatGPT ou o Claude conseguem ler o meu arquivo do Excel ou do Google Planilhas?

Muitos assistentes de chat aceitam envio de arquivos em alguns planos, mas o envio manda os dados para esse serviço, sob os termos do seu plano. Para a maioria das tarefas de fórmula, limpeza e script, descrever as colunas e acrescentar algumas linhas fictícias funciona igualmente bem. Leia É seguro colocar dados de clientes no ChatGPT? antes de enviar qualquer coisa real.

O Copilot no Excel é gratuito?

Depende do seu plano do Microsoft 365 e de eventuais complementos, e disponibilidade e preço mudam com frequência, então consulte a página de planos atual da Microsoft. Se você não tiver o Copilot, um assistente de chat gratuito ainda consegue escrever e explicar fórmulas do Excel e VBA a partir da descrição da sua planilha.

Posso usar o Gemini no Google Planilhas com uma conta Google gratuita?

Os recursos variam entre contas Google pessoais e planos do Google Workspace, e os administradores do Workspace podem ativá-los ou desativá-los. Consulte as informações atuais dos planos do Workspace e as páginas de ajuda do Google para saber o que a sua conta inclui.

As fórmulas geradas por IA são confiáveis?

Muitas vezes estão certas, mas podem usar uma função que o seu aplicativo ou versão não aceita, interpretar mal o layout das colunas ou tratar células vazias de forma silenciosamente errada. Teste sempre a fórmula em linhas de exemplo cuja resposta você já conhece antes de arrastá-la para baixo.

Uma fórmula escrita para o Excel funciona no Google Planilhas?

Muitas funções comuns funcionam nos dois, mas não todas. CONSULTA (QUERY) e ARRAYFORMULA existem só no Google Planilhas, algumas funções novas do Excel faltam em versões antigas e macros VBA não rodam no Planilhas. Diga sempre à IA qual aplicativo, versão e idioma você usa.

É seguro rodar uma macro ou um script que a IA escreveu?

Só depois de fazer uma cópia do arquivo, pedir à IA que explique o que o código lê e altera, ler com atenção a tela de permissões e testar na cópia. Não rode código que você não consiga entender.

Preciso saber programar para usar IA com VBA ou Apps Script?

Não, mas é preciso seguir uma rotina cuidadosa: trabalhar em uma cópia, pedir comentários no código, testar com linhas fictícias e conferir o resultado. Se preferir evitar código, veja como automatizar tarefas administrativas repetitivas com IA sem programar.